O registro das Associações é feito no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas. Nas cidades maiores provavelmente existe um cartório específico para essa finalidade. Nas menores é feito no cartório de registro geral.

Um aspecto dificultador é o fato de alguns cartórios terem exigências especiais que extrapolam o que determina lei. Abaixo estarão relacionados os documentos que estão previstos na legislação. De qualquer forma, vale orientar para que as pessoas que ficarão responsáveis por essa tarefa, tenham bastante paciência e estejam preparadas para enfrentar um pouco de burocracia.

De acordo com a lei 6.015/73 (arts. 120 e 121), são necessários os seguintes documentos para se registrar uma associação:

1. ATA DE FUNDAÇÃO, impressa em papel timbrado (se já houver) ou em papel ofício, transcrita do livro de atas, mas sem a inclusão do estatuto e sem os erros eventualmente cometidos quando foi manuscrita no livro, desde que os erros tenham sido devidamente consertados por observação do secretário que a escreveu. A ata deve ser assinada pelo representante legal da associação (presidente ou outro membro conforme determinar o estatuto);

2. DUAS VIAS DOS ESTATUTOS, na íntegra, impressos (separados da ata de constituição) com a assinatura do representante legal da associação em todas as páginas;

3. A RELAÇÃO DOS ASSOCIADOS FUNDADORES E DOS MEMBROS DA DIRETORIA ELEITA, com a indicação da nacionalidade, do estado civil e da profissão de cada um.

4. OFÍCIO ENCAMINHADO AO CARTÓRIO, solicitando o registro, assinado pelo representante legal da associação, com a apresentação do seu endereço pessoal e do endereço da sede da entidade.

De acordo com a Lei 9.096/95 os seguintes itens devem constar dos estatutos:

A. A denominação, os fins e a sede da associação, bem como o tempo de sua duração;

B. O modo como se administra e representa a sociedade, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente;

C. Se o estatuto é reformável no tocante à administração, e de que modo.

D. Se os membros respondem ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais;

E. As condições de extinção da pessoa jurídica e, nesse caso, o destino do seu patrimônio.

Com a documentação em ordem o registro será feito. O oficial do cartório fará o lançamento da certidão de registro e devolverá uma das vias dos estatutos com o número de ordem, livro e folha onde foi lançado. Esse é o registro inicial da Associação.

Ao contrário do que exige a maioria dos cartórios, a lei não prevê a necessidade de assinatura de um advogado nas vias dos estatutos.

O passo seguinte é providenciar o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ, o que será feita numa Delegacia da Receita Federal. Esse cadastro que permitirá a associação realizar transações financeiras, contratos, convênios, contratação de empregados...

Para inscrição no CNPJ a associação deverá apresentar:

1. Documento básico de entrada, em duas vias (encontra-se disponível na receita federal);

2. Ficha cadastral da pessoa jurídica (encontra-se disponível na receita federal);

3. Quadro de associados (o mesmo utilizado para o registro no cartório);

4. Estatutos sociais registrados em cartório.

Concluída esta etapa a Associação estará devidamente registrada e pronta para entrar em funcionamento. Os demais documentos, livros caixa, registro de empregados, deverão ser providenciados juntos com o contador que for escolhido pela associação.